ข้อมูล (DATA) คือ ข้อเท็จจริง หรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่างๆ ซึ่งเกิดจากการสังเกต การจดบันทึก การสัมภาษณ์ แบบสอบถาม และมีการเก็บรวบรวมไว้ ข้อมูลที่เราได้พบเจอในชีวิตประจำวันนั้นมีมากมาย มีทั้งที่เราสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ และไม่ได้ ซึ่งสามารถแบ่งออกได้ 2 ประเภทคือ
1. แบ่งตามแหล่งที่มาของข้อมูล
2. แบ่งตามรูปแบบการแทนข้อมูล
ประเภทของข้อมูล
ชนิดข้อมูลแบ่งตามแหล่งที่มา มี 2 ชนิด คือ
1. ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary data)
คือ ข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาจากแหล่งข้อมูลขั้นต้นหรือได้มาจากแหล่งข้อมูลโดยตรง เช่น ข้อมูลนักเรียนที่ได้มาจากการตอบแบบสอบถาม การสำรวจ การสัมภาษณ์ การวัด การสังเกต การทดลอง เป็นต้น ซึ่งข้อมูลที่ได้จะมีความถูกต้อง ทันสมัย และเป็นปัจจุบัน
2. ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary data)
คือ ข้อมูลที่ได้จากแหล่งที่รวบรวมข้อมูลไว้แล้ว โดยผู้หนึ่งผู้ใด หรือหน่วยงานได้ทำการเก็บรวบรวมหรือเรียบเรียงไว้ ซึ่งข้อมูลสามารถนำมาใช้อ้างอิงได้เลย เช่น ข้อมูลสำมะโน ประชากร จากสำนักงานสถิติแห่งชาติ ข้อมูลปริมาณน้ำฝน จากกรมชลประทาน เป็นต้น
ชนิดข้อมูลแบ่งตามรูปแบบการแทนข้อมูล มี 4 ชนิด คือ
1. ข้อมูลชนิดตัวเลข (Numeric data)
ข้อมูลที่สามารถนำไปคำนวณได้ อาจอยู่ในรูปของจำนวนเต็ม ทศนิยม เศษส่วน
2. ข้อมูลชนิดตัวอักษร/อักขระ (Character data)
ข้อมูลที่ไม่สามารถนำไปคำนวณได้ แต่อาจนำไปเรียงลำดับได้ เช่น ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ เลขประจำตัวประชาชน หมายเลขโทรศัพท์
3. ข้อมูลชนิดตัวอักษรเลข (Alphanumeric data)
ข้อมูลที่มีทั้งตัวอักษร (อักษรภาษาอังกฤษ) ตัวเลข และตัวสัญลักษณะพิเศษ
4. ข้อมูลชนิดมัลติมีเดีย (Multimedia data)
ข้อมูลที่มีทั้งภาพ เสียง ข้อความปนกัน
การรวบรวมข้อมูล
การรวบรวมข้อมูล (Data Compilation) เป็นการนำเอาข้อมูลจากแหล่งต่างๆ มารวมกันไว้ในรูปแบบที่เหมาะสม ด้วยวิธีต่างๆ เป็นกระบวนการรวบรวมและการวัดข้อมูลเกี่ยวกับตัวแปรที่เราสนใจให้เป็นระบบที่ทำให้ได้ข้อมูลนำไปใช้ต่อได้ แม้ว่าจะมีวิธีในการเก็บรวบรวมข้อมูลที่แตกต่างกันไปตามหลักเกณฑ์ แต่ก็ยังคงให้ความสำคัญกับการเก็บรวบรวมข้อมูลที่ถูกต้องและเที่ยงตรง
สรุป การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นขั้นตอนหนึ่งของกระบวนการ ทางสถิติ ที่มีความสำคัญ เพื่อให้ได้มาซึ่งข้อมูลที่ตอบสนองวัตถุประสงค์ และสอดคล้องกับกรอบแนวความคิด สมมุติฐาน การวิเคราะห์ข้อมูล การรวบรวมข้อมูลสามารถทำได้หลายวิธี ไม่ว่าจะเป็นการเก็บข้อมูลขึ้นมาใหม่ หรือการนำข้อมูลที่มีผู้เคยศึกษาไว้อยู่แล้ว ซึ่งหมายถึง การนำเอาข้อมูลต่างๆที่ผู้อื่นได้เก็บไว้แล้ว หรือรายงานไว้ในเอกสารต่างๆ มาทำการศึกษาวิเคราะห์ต่อ
สารสนเทศ
สารสนเทศ (Information) คือ การทำข้อมูลมาผ่านระบบการประมวลผล วิเคราะห์สรุปผลด้วยวิธีการต่าง ๆ แล้วเก็บรวบรวมไว้ เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ตามต้องการ
ระบบสารสนเทศ (Information System หรือ IS) คือ ระบบของการจัดเก็บ ประมวลผลข้อมูล โดยอาศัยบุคคลและเทคโนโลยีสารสนเทศในการดำเนินการ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสมกับงาน องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ มี ดังนี้
1. ฮาร์ดแวร์
2. ซอฟต์แวร์
3. ข้อมูลและสารสนเทศ
4. บุคลากร
5. กระบวนการทำงาน
ระบบสารสนเทศ (Information System หรือ IS) เป็นระบบสนับสนุนการบริหารงานการจัดการ และการปฏิบัติการของบุคคลไม่ว่าจะเป็นระดับบุคคลระดับกลุ่มหรือระดับองค์การไม่ใช่มีเพียงเครื่องคอมพิวเตอร์เท่านั้นแต่ยังมีองค์ประกอบอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับความสำเร็จของระบบอีกรวม 5 องค์ประกอบ ซึ่งจะขาดองค์ประกอบใดองค์ประกอบหนึ่งไม่ได้ คือ
ฮาร์ดแวร์ หรือ เครื่องคอมพิวเตอร์
ฮาร์ดแวร์เป็นองค์ประกอบสำคัญของระบบสารสนเทศหมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์รอบข้าง รวมทั้งอุปกรณ์สื่อสารสำหรับเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์เข้าเป็นเครือข่าย เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องกราดตรวจ(Scanner)
ซอฟต์แวร์
เป็นองค์ประกอบที่สำคัญประการที่สองซึ่งก็คือลำดับขั้นตอนของคำสั่งที่จะสั่งให้ฮาร์ดแวร์ทำงาน เพื่อ ประมวลผลข้อมูลให้ได้ผลลัพธ์ตามความต้องการของการใช้งานลักษณะการใช้งานของซอฟต์แวร์ก่อนหน้านี้ ผู้ใช้จะต้องติดต่อใช้งานโดยใช้ข้อความเป็นหลัก แต่ในปัจจุบันซอฟต์แวร์มีลักษณะการใช้งานที่ง่ายขึ้น โดยมีรูปแบบการติดต่อที่สื่อความหมายให้เข้าใจง่าย
ข้อมูลและสารสนเทศ
เป็นองค์ประกอบที่สำคัญอีกประการหนึ่งของระบบสารสนเทศ การเก็บข้อมูลจากแหล่งกำเนิดข้อมูลจะต้องมีความถูกต้องมีการตรวจสอบแล้วเท่านั้นจึงจะมีประโยชน์ ข้อมูลจำเป็นจะต้องมีมาตรฐานเมื่อใช้งานในระดับกลุ่มหรือระดับองค์การข้อมูลต้องมีโครงสร้างในการจัดเก็บที่เป็นระบบระเบียบเพื่อการสืบค้นที่รวดเร็วมีประสิทธิภาพ
บุคลากร
บุคลากรในระดับผู้ใช้ ผู้บริหาร ผู้พัฒนาระบบ นักวิเคราะห์ระบบ และนักเขียนโปรแกรม เป็นองค์ประกอบสำคัญ ใน ความสำเร็จของระบบสารสนเทศบุคลากรมีความรู้ ความสามารถทางคอมพิวเตอร์มากเท่าใดโอกาสที่จะใช้งานระบบสารสนเทศและระบบคอมพิวเตอร์ได้เต็มศักยภาพและคุ้มค่ายิ่งมากขึ้นเท่านั้น ผู้ใช้มีโอกาสพัฒนาความสามารถของตนเองและพัฒนาระบบงานได้เองตามต้องการ
กระบวนการทำงาน
ขั้นตอนการปฏิบัติงานของผู้ใช้หรือของบุคลากรที่เกี่ยวข้องเป็นเรื่องสำคัญ เมื่อได้พัฒนาระบบงานแล้ว ขณะที่ใช้งานก็จำเป็นต้องคำนึงถึงลำดับขั้นตอนของคนและความสัมพันธ์กับเครื่อง ทั้งในกรณีปกติและกรณีฉุกเฉิน เช่น การบันทึกข้อมูล การประมวลผล การปฏิบัติงานเมื่อเครื่องชำรุดหรือข้อมูลสูญหาย และ การทำสำเนาข้อมูลสำรองเพื่อความปลอดภัย และการทำเอกสารคู่มือการใช้งานที่ชัดเจน
ขอบคุณที่มา : ห้องเรียนครูวิท